Open Space
D'après le site www.openspacecanada.org , d'Harrison Owen
Le Forum Ouvert est l'approche en leadership et en animation de groupe le plus puissant du 21e siècle. Créé par Harrison Owen, le Forum Ouvert redonne de
l'énergie à l'organisation comme nul autre type d'intervention de groupe, que ce soit pour de grands ou de petits groupes. C'est une façon de faire qui est utilisée à travers le
monde pour que les organisations développent leurs capacités d'apprentissage et de performance au-delà de leurs propres attentes.
L'Open Space Institute of Canada est une association de personnes qui veulent mettre en pratique l'approche Forum Ouvert et qui désirent continuer d'apprendre dans ce domaine. Notre bulletin et nos autres formes de communication sont une source d'information importante au sujet des développements, de la formation, des ateliers et événements reliés à l'utilisation du Forum Ouvert.
Nous sommes également membre du World Wide Open Space.
Qu'est ce que l'approche Forum Ouvert?
Au Forum Ouvert, les participants créent et gèrent eux-mêmes un ordre du jour (agenda) comprenant divers groupes de travail, en séances simultanées, ayant un thème commun, d'importance
stratégique, comme para exemple: «quelle doit-être la stratégie pour le groupe, organisation ou communauté que toutes les parties puissent supporter et développer en travaillant
ensemble.»
Avec des groupes de 5 à 1000 participants, travaillant en
séminaires d'un jour, pendant une conférence de trois jours, ou en réunions régulières, le résultat est l'approfondissement et le renforcement effectifs de tous les aspects qui sont déjà
présents, mais timidement, dans les organisations: la planification et l'action, l'apprentissage et la réalisation, la passion et la responsabilité, la participation et la réalisation.
Comment fonctionne le Forum ouvert?
Sans ordre du jour et sans table
Assis en cercle, tous les participants et participantes ont
l'occasion de soulever et d'afficher au mur, les questions qui leur semblent importantes, en fonction d'un thème significatif autour duquel ils sont réunis. L'approche du Forum ouvert crée des
conditions qui portent les gens à prendre spontanément des initiatives. Avec un objectif clair en tête, tous les participants et participantes contribuent à l'élaboration de l'ordre du jour au
début de la rencontre et à l'organisation de groupes auto - gérés. Un terrain commun commence à s'établir.
Toutes les questions sont explorées
Dans le Forum ouvert, toutes les questions mises de
l'avant par les participants sont discutées. Il n'y a pas meilleure motivation que de commencer par ce qui vous passionne. Tous ceux et celles qui partagent cette passion, cet intérêt ou cette
préoccupation se rassemblent pour y travailler. Une telle démarche facilite l'émergence de solutions. De plus, l'environnement très rassurant favorise la communication. L'apprentissage en équipe
prend ici tout son sens. Les bénéfices de la collaboration deviennent évidents. Le potentiel pour un engagement réel augmente considérablement puisque les participants se sont approprié la
démarche et la réflexion.
Autres résultats
Au terme de l'atelier, les participants et participantes reçoivent un
rapport écrit du travail accompli par les groupes, ainsi que la liste des personnes qui y ont contribué. Il se crée ainsi des réseaux où la diversité et la richesse d'expérience appuient et
guident le cheminement. À l'issue d'un Forum ouvert, des priorités sont fixées, des plans d'action sont élaborés et des groupes d'action sont organisés. Tous repartent avec de nouvelles
connaissances, un regain d'énergie et le sentiment réel d'avoir progressé.
Ce que le Forum ouvert offre et exige
Le Forum ouvert n'est pas une recette applicable à
toutes les situations. C'est une approche qui, par exemple, permet d'explorer une question complexe ou simple, d'organiser rapidement ce qui doit être fait, d'amener le «système entier» dans la
même pièce pour planifier pour l'avenir, de créer et consolider des équipes, d'aplanir les conflits, d'améliorer la communication et de redonner de l'énergie à un organisme.
Ne choisissez pas le Forum ouvert si vous croyez déjà avoir la réponse à la question. Puisque comme leader vous
créez un espace propice à l'initiative, vous devez être prêt pour l'imprévu et être ouvert au changement. L'intention doit être transparente, le thème de la rencontre clair et d'intérêt réel. La
méthode du Forum ouvert peut paraître simple en surface, mais il est crucial de bien comprendre la philosophie qui la sous tend et d'assurer une préparation soignée avec
l'organisme.
Qui fait appel au Forum ouvert?
Petites entreprises, grandes corporations, gouvernements et
associations de tous les continents ont utilisé le Forum ouvert avec succès. Plusieurs de leurs expériences ont été bien documentées (Tales from Open Space, Harrison Owen, 1995 et
www.openspaceworld.org). Ce qui caractérise ces organismes, c'est qu'ils croient véritablement que les gens sont leur plus importante ressource et qu'ils leur font
confiance.
Quand et Pourquoi?
L'approche Forum Ouvert parvient à
d'importants résultats quand le travail à réaliser est complexe, le groupe de gens est divers, ainsi que leurs idées, la passion pour la résolution (et le potentiel de conflit) sont élevés et le
temps pour obtenir des résultats est déjà écoulé.
L'approche Forum Ouvert a déjà été caractérisée comme «passion conjuguée avec responsabilité», «énergie d´ une pause-café», «auto-organisation intentionnelle», «esprit en action», «chaos et créativité», «évolution de l´organisation». Elle constitue aussi un moyen simple et puissant de mouvoir des gens et des organisations ou et quand cela est le plus nécessaire.
Et, même si cette méthodologie est reconnue par son
apparent manque de structure et est ouverte aux surprises, en réalité, les réunions en «Forum Ouvert» sont très structurées. Cette structure est si adaptée aux gens et aux activités à réaliser
que pratiquement on ne s'aperçoit pas d'elle, comme support (et non comme blocage) au travail de haute qualité. En faite, les plans effectués et les décisions prises au cours de ces réunions sont
généralement plus complexes, plus solides et plus durables, et sont implantés beaucoup plus rapidement que ceux proposés par des spécialistes ou gestionnaires ayant recours aux méthodes
traditionnelles.
Que va-t-il se passer?
On ne peut jamais savoir exactement que
va-t-il arriver quand on ouvre un espace où les gens analysent leurs problèmes les plus importants et développent leurs solutions. Mais, quelques résultats sont garantis quand un groupe utilise
l'approche Forum Ouvert:
1. Les questions les plus importantes pour les participants seront abordées;
2. Toutes les questions soulevées seront traitées par les participants plus qualifiés et plus capables, pour chacune d'elle, d'obtenir des résultats;
3. En un temps limité, d'un ou deux jours, toutes les informations, les questions, les idées, les discussions, les recommandations et les conclusions plus importantes, ainsi que les questions à analyser postérieurement et les plans immédiats d'action sont regroupés et constituent un rapport qui est distribué aux participants avant de quitter la réunion;
4. Quand cela est convenable, on peut définir des priorités aux items du rapport, en quelques heures, même avec de grands groupes (de l'ordre des centaines de participants);
5. Les résultats peuvent être immédiatement disponibles pour toute l'organisation ou communauté, permettant ainsi englober les participants intéressés à les implanter.
6. Ces résultats peuvent être obtenus et implantés beaucoup plus rapidement qu'avec d'autres méthodologies d'intervention en grands groupes. Il est vraiment possible d'obtenir, en quelques jours ou en quelques semaines, des résultats, alors que d'autres approches ont besoin de quelques mois ou bien de quelques années.
Partout dans le monde, de nombreuses réunions réalisées avec succès, qui ont utilisé l'approche Forum Ouvert, démontrent qu'elle fonctionne, en permettant la résolution de problèmes ou faisant face à de nouvelles opportunités et mobilisant participants et énergies pour une résolution rapide. Mais cela signifie aussi que de nombreuses choses seront différentes de ce qu'elles étaient avant: ce que l'on voulait obtenir est réalisé, ce que l'on voulait voir disparaître, disparaît; mais quelques fois, il arrive des choses inattendues la vie est comme cela, en particulier en périodes de changement et turbulence comme sont les nôtres. En conclusion: l'approche Forum Ouvert redonne vie aux organisations e redonne à la vie les organisations.
Qu'est-ce qui suit?
Pour mieux connaître l'approche Forum Ouvert vous pouvez consulter la version en français du site www.openspacecanada.org ou bien, www.openspaceworld.org...
L'approche Forum Ouvert, une traduction en français d'un extrait d' "Open Space Technology: A User's Guide", de Harrison Owen.
Le Forum Ouvert...une technologie? ...une démarche de groupe ou une nouvelle façon de penser? Par Diane Gibeault, (www.dianegibeault.com) praticienne de l'approche FORUM OUVERT (Open Space).
Un Forum Ouvert à l'ordre naissant, un article récent du créateur de l'Approche Forum Ouvert, Harrison Owen.
Il n'est pas toujours facile de créer un solide esprit d'équipe et de susciter l'engagement au sein des organismes qui sont de plus en plus durement mis à l'épreuve. Il existe pourtant une méthode éprouvée, le Forum ouvert (Open Space Technology), qui peut redonner aux individus un véritable sens des responsabilités et, en fin de compte, améliorer les bénéfices et le rendement de votre organisme.
Le Forum ouvert est reconnu comme une méthode innovante qui permet de tenir des réunions dynamiques et productives. Cette approche de grands groupes a démontré qu'elle est efficace pour obtenir des résultats exceptionnels avec des groupes de plus de 2 000 personnes tout autant qu'avec un groupe de 5 personnes. C'est une manière simple et pourtant étonnamment efficace d'organiser des réunions et d'améliorer la communication. Cette façon de faire permet d'aller plus en profondeur que la plupart des autres démarches d'animation de groupe. La technologie du Forum ouvert insuffle une nouvelle vie aux individus, aux réunions et aux organismes. Elle allie passion et responsabilité, créativité et réalisme.
La méthode Open Space Technology (Forum ouvert) a été élaborée au milieu des années quatre vingts par Harrison Owen, auteur de plusieurs livres sur la transformation dans les organisations. Owen a appliqué ses travaux novateurs au sein d'organisations sur tous les continents, des grandes corporations aux groupes communautaires. De plus en plus connue, le Forum ouvert favorise la transformation positive au sein des organismes, augmente la productivité, inspire des solutions innovatrices, améliore la communication et accroît la coopération.
Dans les réunions, les structures peuvent faire obstacle aux choses qui importent vraiment. Il arrive souvent
que ce soit au moment de la pause café que les gens discutent des vraies choses et qu'ils vivent les meilleurs moments. Le Forum ouvert, avec ses règles, ou plutôt ses principes peu nombreux mais
efficaces, crée le même genre d'atmosphère où l'essentiel, c'est la communication franche et ouverte. Certains y voient à prime abord, un peu de chaos mais ce n'est qu'apparence. L'incertitude
créée par une structure moins évidente engendre un climat propice à la créativité et à l'ouverture, ce qui permet d'aborder les questions essentielles et de donner une orientation plus
claire.
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